Salah satu kesalahpahaman yang sering muncul adalah anggapan bahwa setiap program harus diawali dengan pilot project. Padahal, tidak semua persoalan memerlukan proses uji coba.
Ada program yang sudah memiliki standar pelaksanaan yang jelas dan telah terbukti berhasil di berbagai tempat. Untuk program seperti ini, melakukan pilot project justru dapat menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya tanpa memberikan nilai tambah yang berarti.
Sebaliknya, pilot project menjadi sangat penting ketika sebuah program mengandung tingkat ketidakpastian yang tinggi. Kita belum mengetahui apakah pendekatan yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, apakah metode yang digunakan akan diterima, atau apakah hasil yang diharapkan dapat benar-benar dicapai. Dalam kondisi seperti inilah organisasi perlu belajar sebelum melangkah lebih jauh.
Charles G. Cobb dalam The Project Manager’s Guide to Mastering Agile menjelaskan bahwa tingkat ketidakpastian merupakan faktor utama dalam menentukan pendekatan sebuah proyek. Ia menulis:
“Salah satu faktor terbesar yang memengaruhi pemilihan pendekatan adalah tingkat ketidakpastian dalam proyek.”
Sebaliknya, untuk pekerjaan yang sudah jelas dan dapat diprediksi, pendekatan adaptif tidak selalu diperlukan. Cobb memberikan ilustrasi yang menarik:
“Jika Anda membangun jembatan di atas sungai, akan konyol untuk mengatakan, ‘Kita akan membangun bentang pertama, melihat hasilnya, lalu memutuskan cara membangun bentang sisanya’.”
Pelajaran ini penting bagi organisasi sosial. Kita harus mampu membedakan mana pekerjaan yang cukup mengikuti prosedur baku dan mana yang memerlukan pembelajaran melalui pilot project.
Menguji Asumsi Sebelum Menguji Masyarakat
Program baru hampir selalu dibangun diatas sejumlah asumsi. Kita berasumsi bahwa masyarakat membutuhkan kegiatan tertentu, bahwa metode yang dipilih akan efektif, atau bahwa perubahan perilaku akan terjadi setelah program dijalankan.
Persoalannya, belum tentu semua asumsi tersebut benar.
Alex Osterwalder dan David J. Bland dalam Testing Business Ideas menyebut asumsi-asumsi penting tersebut sebagai leap of faith, yaitu keyakinan yang belum memiliki bukti. Mereka menjelaskan:
“Setiap ide, produk, layanan, proposisi nilai, model bisnis, atau strategi yang radikal memerlukan sebuah leap of faith (lompatan keyakinan). Jika terbukti salah, aspek-aspek ide yang penting namun belum terbukti ini dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan bisnis Anda.”
Karena itu, menurut mereka:
“Tugas nomor satu pengusaha dan inovator adalah mengurangi risiko dan ketidakpastian.”
Prinsip yang sama berlaku dalam kegiatan sosial dan pemberdayaan masyarakat. Pilot project bukan dilakukan untuk menguji masyarakat, melainkan untuk menguji apakah asumsi kita tentang masyarakat benar atau keliru.
Langkah ini juga penting untuk menghindari kegagalan dalam skala besar. Robert I. Sutton dan Hayagreeva Rao dalam Scaling Up Excellence memperingatkan adanya fenomena yang mereka sebut sebagai clusterfug, yaitu kegagalan besar yang muncul akibat perpaduan antara keyakinan yang berlebihan, ketidaksabaran, dan ketidakmampuan organisasi belajar dari kesalahan. Mereka menulis:
“Trifecta ini menyebabkan upaya penskalaan gagal secara besar-besaran dan terlambat, daripada gagal lebih awal dan dengan biaya murah.”
Karena itu, apabila biaya kegagalan sebuah program sangat besar—baik dari sisi anggaran, reputasi, maupun kepercayaan masyarakat—maka pilot project menjadi pilihan yang paling bijaksana.
Belajar Cepat untuk Menghasilkan Dampak yang Lebih Besar
Ada kalanya organisasi terlalu lama berdiskusi tanpa pernah benar-benar memulai. Rapat demi rapat dilakukan, tetapi keputusan tidak kunjung diambil karena semua orang ingin memperoleh kepastian yang sempurna. Akibatnya, organisasi mengalami apa yang dikenal sebagai analysis paralysis, yaitu kelumpuhan akibat terlalu banyak menganalisis.
Charles G. Cobb mengingatkan bahwa kondisi ini terjadi ketika organisasi “menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencoba mengembangkan estimasi terperinci berdasarkan informasi yang sangat tidak pasti dan tidak dapat diandalkan.” Dalam situasi seperti ini, jalan keluarnya bukan menambah rapat, melainkan memperoleh informasi empiris melalui eksperimen yang terukur.
Pendekatan tersebut sejalan dengan konsep learning-by-doing yang dijelaskan Derek Armitage dan rekan-rekannya dalam Adaptive Co-Management. Mereka mendefinisikan pendekatan ini sebagai:
“Sebuah proses di mana pengaturan institusional dan pengetahuan ekologis diuji dan direvisi dalam proses belajar-sambil-melakukan (learning-by-doing) yang berkelanjutan, terorganisir sendiri, dan dinamis.”
Artinya, organisasi tidak menunggu sampai memiliki seluruh jawaban, tetapi belajar melalui tindakan yang terencana.
Donella H. Meadows memberikan nasihat yang sangat relevan ketika menghadapi persoalan yang kompleks. Ia menulis:
“Hal yang harus dilakukan, ketika Anda tidak tahu, bukanlah menggertak dan bukan membeku, tetapi belajar. Cara Anda belajar adalah dengan eksperimen… Langkah kecil, pemantauan terus-menerus, dan kesediaan untuk mengubah arah saat Anda menemukan lebih banyak tentang ke mana arahnya, adalah hal yang tepat dilakukan saat Anda sedang belajar.”
Bagi saya, kutipan tersebut menggambarkan hakikat pilot project secara sederhana. Pilot project bukanlah tanda bahwa organisasi ragu terhadap gagasannya, tetapi bukti bahwa organisasi bertanggung jawab terhadap sumber daya yang dipercayakan kepadanya.
Organisasi yang baik tidak terburu-buru memperbesar program hanya karena merasa yakin. Ia lebih memilih menguji asumsi, belajar dari kenyataan, lalu mengambil keputusan berdasarkan bukti. Dengan cara itulah setiap waktu, tenaga, dan anggaran yang diinvestasikan memiliki peluang lebih besar untuk menghasilkan perubahan yang benar-benar dirasakan oleh masyarakat. (im)
