Dalam banyak program pemberdayaan masyarakat, saya sering menemukan satu kesalahan yang berulang. Program dirancang dengan sangat baik diatas kertas, anggarannya tersedia, timnya lengkap, tetapi setelah berjalan beberapa bulan hasilnya jauh dari harapan. Bukan karena masyarakat tidak membutuhkan program tersebut, melainkan karena penyelenggara tidak memiliki mekanisme untuk terus belajar dari pengalaman di lapangan.
Di sinilah pentingnya feedback loop atau siklus umpan balik. Inti sebuah pilot project bukan terletak pada seberapa sempurna rencana awalnya, tetapi pada seberapa cepat program mampu memperbaiki dirinya berdasarkan kenyataan yang ditemukan selama pelaksanaan. Dalam kegiatan sosial maupun pemberdayaan masyarakat, suara warga bukanlah gangguan yang harus dihindari. Justru suara itulah sumber informasi paling berharga.
Derek Armitage dan rekan-rekannya dalam buku Adaptive Co-Management menjelaskan bahwa pendekatan adaptif dibangun di atas kesadaran bahwa tidak ada pengetahuan yang benar-benar lengkap. Mereka menulis, “Manajemen sebagai pendekatan mengakui ketidakpastian dan mengasumsikan bahwa pengetahuan manajemen tidak, dan tidak akan pernah, sempurna. Oleh karena itu, ia berjalan secara iteratif, belajar dari kesalahan dan menanggapi umpan balik.”
Kalimat tersebut mengingatkan kita bahwa pilot project bukanlah proses untuk membuktikan bahwa perancang program selalu benar. Sebaliknya, pilot project adalah proses untuk menemukan bagian mana yang masih perlu diperbaiki. Karena itu, kritik masyarakat harus dipandang sebagai aset pembelajaran, bukan ancaman terhadap harga diri organisasi.
Dalam pengalaman saya mendampingi berbagai program masyarakat, warga biasanya bersedia memberikan masukan apabila mereka merasa didengar. Sebaliknya, ketika setiap kritik dianggap sebagai bentuk perlawanan, hubungan antara organisasi dan masyarakat perlahan akan kehilangan kepercayaan.
Mengubah Data Menjadi Perbaikan Program
Feedback yang baik harus menghasilkan tindakan. Masukan yang hanya dicatat di notulen rapat, tetapi tidak pernah diterjemahkan menjadi perubahan kebijakan, hanya akan membuat masyarakat kehilangan semangat untuk berpartisipasi.
Ann Mei Chang dalam bukunya Lean Impact memperkenalkan siklus Build–Measure–Learn atau Bangun–Ukur–Pelajari. Menurut Chang, “Faktor yang paling krusial untuk kesuksesan bukanlah merancang eksperimen yang sempurna, melainkan kecepatan di mana Anda dapat mengeksekusi setiap putaran dari siklus umpan balik Anda. Sebuah siklus adalah unit dasar pembelajaran.”
Artinya, setelah program dijalankan, tim segera mengumpulkan data, mengevaluasi hasilnya, lalu memperbaiki rancangan berikutnya. Proses ini dilakukan berulang-ulang sehingga kualitas program meningkat dari waktu ke waktu.
Chang juga mengingatkan bahwa tujuan utama sebuah eksperimen bukanlah kegiatan itu sendiri, tetapi informasi yang dihasilkan. Ia menulis, “Data yang tepat waktu dan akurat adalah bahan bakar yang menggerakkan siklus umpan balik Anda. Tujuan dari eksperimen dan MVP bukanlah prototipe itu sendiri, melainkan data yang dihasilkan yang memberi tahu Anda apa yang berhasil dan apa yang tidak sehingga Anda dapat belajar, beradaptasi, dan memperbaiki diri.”
Dalam program pemberdayaan masyarakat, data tidak hanya berupa angka statistik. Tingkat kehadiran peserta, perubahan perilaku warga, meningkatnya partisipasi gotong royong, kualitas diskusi kelompok, bahkan cerita sederhana dari penerima manfaat merupakan data yang sama pentingnya. Data kuantitatif menjelaskan apa yang terjadi, sedangkan data kualitatif membantu kita memahami mengapa hal itu terjadi.
Stephen M.R. Covey dalam The SPEED of Trust menambahkan bahwa organisasi yang terus berkembang memiliki kebiasaan mencari umpan balik. Ia menyebut perilaku tersebut sebagai Get Better. Covey menulis, “Mencari dan memanfaatkan umpan balik secara efektif sangat penting untuk peningkatan kualitas… Apa yang membedakan perusahaan terbaik dari perusahaan yang sekadar baik bukanlah apakah mereka mengajukan pertanyaan, tetapi bagaimana mereka menanggapi jawabannya.”
Dengan kata lain, yang membangun kepercayaan bukan sekadar bertanya kepada masyarakat, tetapi menunjukkan bahwa setiap masukan benar-benar menghasilkan perubahan.
Membangun Budaya Perbaikan yang Berkelanjutan
Membangun feedback loop pada akhirnya adalah membangun budaya belajar. Organisasi yang sehat tidak takut menerima kritik karena mereka memahami bahwa kritik adalah bagian dari proses bertumbuh.
Carol S. Dweck dalam buku Mindset menjelaskan bahwa pemimpin dengan growth mindset selalu mencari kesempatan untuk belajar. Ia menceritakan bagaimana Jack Welch ketika memimpin General Electric “segera membuka dialog dan saluran untuk umpan balik yang jujur. Dia dengan cepat bekerja menanyakan kepada para eksekutif apa yang mereka sukai dan tidak sukai dari perusahaan dan apa yang menurut mereka perlu diubah.” Budaya seperti inilah yang seharusnya tumbuh dalam setiap tim pilot project. Tidak ada gagasan yang kebal terhadap evaluasi, dan tidak ada anggota tim yang merasa paling benar.
Secara praktis, Charles G. Cobb dalam The Project Manager’s Guide to Mastering Agile menyarankan agar setiap siklus kerja diakhiri dengan pertemuan retrospektif. Menurut Cobb, “Karena dilakukan di akhir setiap sprint dan sprint berlangsung setiap dua hingga empat minggu, pembelajaran dan perbaikan proses dapat terjadi jauh lebih cepat daripada proyek tradisional… Tim diharapkan untuk terus meningkatkan dan mengadaptasi proses sesuai kebutuhan saat proyek berjalan.” Ia juga merekomendasikan penggunaan information radiator, yaitu papan informasi yang selalu diperbarui sehingga seluruh anggota tim dapat melihat perkembangan program secara terbuka.
Saya meyakini bahwa keberhasilan sebuah pilot project bukan ditentukan oleh sedikitnya kesalahan yang dilakukan, melainkan oleh cepatnya organisasi belajar dari setiap kesalahan tersebut. Ketika masyarakat melihat bahwa pendapat mereka didengar, perubahan benar-benar dilakukan, dan proses berjalan secara transparan, maka kepercayaan akan tumbuh dengan sendirinya. Pada saat itulah pilot project berubah dari sekadar uji coba menjadi proses pembelajaran sosial yang mampu melahirkan program yang semakin tepat sasaran, semakin relevan, dan semakin berkelanjutan. (im)
