Dalam banyak program pemberdayaan masyarakat, keberhasilan seringkali bergantung pada pengalaman lapangan. Sayangnya, tidak sedikit pengalaman itu hilang begitu program selesai atau ketika anggota tim berpindah tugas. Akibatnya, organisasi mengulang kesalahan yang sama dan harus memulai pembelajaran dari awal.
Karena itu, setiap pilot project perlu diakhiri dengan proses mendokumentasikan lesson learned, yaitu pembelajaran yang diperoleh selama pelaksanaan program.
Charles G. Cobb dalam The Project Manager’s Guide to Mastering Agile menjelaskan bahwa pengetahuan organisasi terdiri atas tiga bentuk. Pertama, pengetahuan eksplisit (explicit knowledge), yaitu “pengetahuan terkodifikasi yang ditemukan dalam dokumen, basis data, dan lain-lain.” Pengetahuan ini mudah disimpan dalam bentuk laporan, panduan kerja, atau SOP.
Kedua adalah pengetahuan tacit (tacit knowledge), yaitu pengetahuan yang “berakar pada konteks, pengalaman, praktik, dan nilai-nilai serta sulit dikomunikasikan karena berada dalam pikiran praktisi.” Pengalaman seorang fasilitator saat membangun kepercayaan masyarakat, misalnya, tidak cukup ditulis dalam angka. Ia perlu didokumentasikan melalui cerita lapangan, wawancara, atau rekaman diskusi.
Ketiga adalah pengetahuan tersemat (embedded knowledge), yaitu pengetahuan yang “terkunci dalam proses, produk, budaya, rutinitas, artefak, atau struktur.” Jika hasil pilot membuat organisasi memperbaiki prosedur kerja, maka pembelajaran itu telah menjadi bagian dari sistem organisasi.
Karena itu, dokumentasi bukan hanya menyimpan laporan kegiatan, tetapi juga menangkap pengalaman, intuisi, dan perubahan cara kerja yang lahir dari proses belajar di lapangan.
Membangun Memori Organisasi dan Memanen Pembelajaran
Organisasi yang terus berkembang selalu memiliki memori yang baik. Peter Senge dalam The Fifth Discipline, mengutip Ray Stata, menyampaikan pesan yang sangat penting, yaitu, “Memori organisasi harus bergantung pada mekanisme institusional, bukan pada individu… jika tidak, Anda berisiko kehilangan pelajaran dan pengalaman yang diperoleh dengan susah payah saat orang bermigrasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain.”
Saya sering melihat program masyarakat berhenti berkembang hanya karena penggeraknya berganti. Semua pengalaman ikut hilang bersama orangnya. Padahal, jika pengalaman itu terdokumentasi dengan baik, generasi berikutnya dapat melanjutkan pekerjaan tanpa harus mengulang dari nol.
Michael Quinn Patton dalam Developmental Evaluation menyebut proses ini sebagai harvesting lessons learned atau memanen pembelajaran. Menurutnya, “Pembangkitan pengetahuan mengubah unit analisis saat evaluator melihat temuan dari berbagai program dan inovasi untuk mengidentifikasi pola umum efektivitas.” Ia juga menegaskan bahwa pelajaran yang dipanen “dapat memberikan fondasi bagi ide-ide dan eksperimen baru di fase eksplorasi berikutnya.”
Namun, Patton juga mengingatkan bahwa tidak semua pengalaman layak disebut pembelajaran. Ia menulis bahwa “evaluasi harus menaikkan standar dengan membedakan pelajaran berkualitas tinggi berdasarkan bukti dan triangulasi dari sekadar pendapat siapa pun pada saat itu.” Artinya, lesson learned harus didukung data, observasi, dan pengalaman dari berbagai pihak, bukan sekadar kesan pribadi.
Belajar dari Keberhasilan, Belajar dari Kegagalan
Dokumentasi tidak hanya berisi cerita sukses. Justru kegagalan sering kali menjadi sumber pembelajaran yang paling berharga. Michael Quinn Patton mengutip filsuf George Santayana yang mengatakan, “mereka yang tidak dapat mengingat masa lalu dikutuk untuk mengulanginya.”
Dalam konteks program, Patton menambahkan, “Mereka yang tidak dapat belajar dari sejarah program dan organisasi ditakdirkan untuk mengulangi kesalahan masa lalu dan alasan masa lalu, dengan menyatakan saat terjadi kegagalan, ‘Kami tidak punya cara untuk mengetahuinya’.”
Selain disimpan, pembelajaran juga perlu dibagikan. Sarah Earl, Fred Carden, dan Terry Smutylo dalam Outcome Mapping mendorong organisasi untuk “Berbagi kebijaksanaan terbaik Anda dengan dunia (Sharing your best wisdom with the world).” Mereka menjelaskan bahwa organisasi perlu “menetapkan prosedur diseminasi untuk berbagi pembelajarannya… baik secara internal maupun dengan kolega dan jaringan eksternal.” Pengetahuan akan semakin bernilai ketika dapat dimanfaatkan oleh organisasi lain.
Agar pembelajaran mudah ditemukan kembali, dokumentasi juga harus dikelola secara rapi. Tony Martyr dalam Why Projects Fail menyarankan agar seluruh anggota tim menggunakan sistem pengarsipan yang seragam sehingga “sistem pengarsipan umum dapat diberlakukan, dan individu memiliki lebih sedikit alasan untuk kehilangan informasi.” Pengarsipan yang baik merupakan investasi kecil yang akan menghemat banyak waktu pada masa mendatang.
Pada akhirnya, pilot project bukan hanya menghasilkan perubahan di masyarakat, tetapi juga menghasilkan pengetahuan baru bagi organisasi. Ketika setiap keberhasilan dan kegagalan terdokumentasi dengan baik, organisasi akan terus bertumbuh, semakin bijaksana dalam mengambil keputusan, dan semakin siap menghadapi tantangan berikutnya.(im)
